Super Amcham

Une journée à Amcham.

Réveil 6h45 ! Un peu dur de sortir du lit mais très vite réveillé parce qu’avec 5 degrés (parfois 3…) on n’a pas vraiment le choix. Je file me raser (oui j’ai appris que dans certains milieux, il était bon de ne pas porter une vulgaire barbe de 3 jours) et prendre ma douche sans trop de bruit pour ne pas réveiller ma colocataire. Après quelques tortillas en guise de petit déjeuner (J’ADOOORE LES TORTILLAS !) je commence mes 15-20 minutes de marches jusqu’au bureau où je commence par prendre un jus de fruit frais à 1€10 s’il vous plaît !

L’entrée au bureau se fait entre 7h45 et 8h, et je fais comme tout le monde : je salue TOUT le monde (et surtout les femmes de ménage parce qu’elles y ont aussi le droit !) à la mexicaine, c’est-à-dire la bise ou la bonne poignée de main et les questions santé (les mexicains sont très affectifs).

Après les abultions sociales, vient le début des « hostilités ». Ordinateur allumé, je commence par vérifier les mails de réservation aux évènements et la mise à jour des fichiers concernés (pas toujours très intéressant mais vital pour l’entreprise !). Avec l’aide de Griselda, petite session de deux heures de télémarketing « business to business » en espagnol s’il vous plaît ! Libre court à mon imagination pour séduire les secrétaires (la plupart du temps des femmes) des cadres supérieurs mexicains, américains et européens.

Ensuite, changement de registre, Lorena et Fernanda me demande d’étudier, de comparer et de rendre un petit rapport sur différents prix d’impressions diverses et variées, de prestations vidéo ou photographiques et tout ce que touche à l’évènementiel.

Une fois le rapport rendu, Pilar me demande de vérifier les autorisations de paiements avec le service comptabilité (beaucoup de rigueur), d’effectuer les paiements et de préparer le fruit de tout cela : les factures !

Avant la pause déjeunée (13h à 14h), avec Erich (autre stagiaire du Minnesota) je traduis de l’anglais à l’espagnol, de l’espagnol à l’anglais, j’effectue des vérifications de données économiques qui seront publiées sur le site Internet ou dans des plaquettes par Diane et Almudena.

L’après-midi passe très (bien qu’il m’arrive de faire souvent de faire des heures supplémentaires). Je suis principalement chargé de soulager Pilar (submerger de paperasse administrative) en prenant les réservations par téléphone. J’aime bien c’est excellent exercice oral d’autant plus que les relations professionnelles au Mexique sont très affectives et sympathiques : on se tutoie très vite.

Pour finir la journée, qui passe vite lorsqu’il n’y a pas d’évènement le lendemain ou d’envois de 2000 colis à préparer, je donne un coup de main à tout l’immeuble et j’en profite pour poser pleins de questions, que cela soit aux gens travaillent à la bourse de l’emploi, à la comptabilité, aux relations extérieures ou au département marketing auquel je suis affecté. Parfois on me laisse aussi du temps libre pour la rédaction de mon rapport de stage, et lorsque ma responsable de stage, Fernanda a un peu de temps (au moins 2h par semaine) elle me donne quelques astuces dans la préparation d’évènements, dans le rôle de chef d’équipe et m’invite à des négociations avecles fournisseurs de la Chambre.

Autrement dit, j’ai de la chance !

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A day at Amcham.

I wake at 6:45am every morning! Not that hard when the bedroom temperature is about +5 C (falls to +3 C) because you don’t have the choice. Quickly go to shave (unfortunately, some businesses don’t tolerate a three-day beard) and take a shower without being too noisy in order to respect my roommate’s sleep. After a brief breakfast of tortillas (I LOVE TORTILLAS!), I start my 15-20 minute walk to the office. I start the day by having a fresh fruit juice for 1€10!

Between 7:45am and 8:00am, I just do what everybody does: salute EVERYONE (and especially the cleaning employees because they also deserve it!) the Mexican way, which means by a “hi kiss” or a strong hand shakie and “health questions” (Mexicans are pretty affectionate).

After these social niceties, here come the “hostilities”. Once the computer’s on, I start by checking out the reservations mail to the Chamber’s events and update the different databases (not really interesting but essential for the company!). With Griselda, a little 2-hour session of “business to business” telemarketing in Spanish! After that I’m free to invent any seductive means to convince the Mexican, the American and the European executives’ secretaries (most of the time they are women) that their bosses should participate to the Chamber’s events.

Then, back to business, Lorena and Fernanda ask me to study, to compare and to give a report on different costs (printing, videotaping, photographing) that are involved in an event.

Once my report is done, Pilar sends me to confirm customers’ payment with the account service (a lot of rigor), to realize payments and to prepare the most important part of all: the receipts!

Right before lunch break (1:00pm to 2:00pm), I translate articles from English into Spanish, from Spanish into English and conduct researches on economical figures with Erich (the other intern from Minnesota). These figures and reports will be published on the Web page or in a typed report by Diane and Almudena.

The afternoon goes by pretty quickly (although I put in a lot of extra hours). I am in charge of incoming phone calls to help out Pilar what is submerged with paper work. I like answering the phone because it is a very good oral exercise and furthermore, the business relations in Mexico are pretty fairly relaxed and friendly: we easily get to talk to each other like friends.

To end the day, when I don’t have an event the next day or 2,000 invitations to prepare, I can help the entire building asking a lot of questions to people working in the job exchange, in accounting, in public relations or at the events department where I work. Sometimes they allow me time to write my internship report, and when Fernanda, my boss, is not that busy (like 2h a week) she gives me some advice on event preparation, team management, and sometimes, she even invites me to business negotiations with the Chamber’s suppliers.

In other words, I am pretty lucky!

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Un día en Amcham.

¡Me despierto a las 6h45! Un poco difícil pero estoy rápidamente listo por los 5 grados ambientes (a veces 3…) y no tengo muchas otras posibilidades. Voy a afeitarme rápidamente (estos meses en la Cámara me enseñaron que la barba de 3 días no está siempre tolerada) y tomar una ducha sin ser muy ruidoso. Después de algunas tortillas de maíz para desayunar (¡A MI ME ENCANTAN LAS TORTILLAS!) empiezo mi camino de 15-20 minutos hasta la oficina y cuando llego, voy por un jugo fresco de frutas (sale por 1€10…).

Llegamos a la oficina entre las 7h45 y las 8h, y hago como todo el mundo: saludo a TODOS (¡incluyendo las mujeres de la limpieza porque también lo necesitan!) de la maneja mexicana, es decir con el beso o un fuerte apretón de mano y las preguntas de salud (los mexicanos son muy afectivos).

Cuando acaba esas abulciones sociales, empezamos las “hostilidades”. La computadora conectada, empiezo por checar los correos de reservación de los eventos y el punto al día de los datos (¡no es tan interesante pero es vital para la empresa!). Con el apoyo de Griselda, hago dos horas de venta de los acontecimientos “negocios a negocios”, ¡en castellano por favor! Aquí tengo la libertad de inventar todas la estrategias posibles para seducir los asistentes (une mayoría de mujeres) de los altos ejecutivos mexicanos, estadounidenses y europeos.

Luego cambio de actividad, Lorena y Fernanda me piden de estudiar, comparar y preparar un reporte sobre los diferentes precios de impresiones, de video o de fotografias que se refieren al mundo de los eventos.

Cuando entrego mi síntesis, Pilar me pide de checar las autorizaciones de pago con el servicio de contabilidad (mucho rigor), de cobrar los pagos y por fin de realizar las facturas, el fin de todo este trabajo.

Antes de la comida (a las 13h hasta las 14h), con Erich (otro becario de Minnesota) traduzco del inglés al español, del español al inglés, hago de verificaciones de datos económicos que serán publicadas en la página Web o en folletos por Diane y Almudena.

La tarde pasa muy rápidamente (aun hago muchas horas extraordinarias). Tengo que contestar las llamadas para apoyar a Pilar que esta sumergida por trabajo burocrático. A mí gusta contestar al teléfono porque es un trabajo oral muy interesante y además las relaciones laborales en México están muy afectuosas y simpáticas: nos tuteamos bastante rápidamente.

Para acabar el día, que corre cuando no tenemos un acontecimiento por la mañana o 2000 paquetes que preparar, apoyo a todo el mundo del edificio, y aprovecho esa ocasión para preguntar a toda la plantilla de la bolsa de trabajo, de la contabilidad, de las relaciones exteriores o del departamento de eventos, donde trabajo, como funciona sus trabajos. A veces, me dan tiempo libre para redactar mi resumen de prácticas, y cuando Fernanda, mi jefa, no esta tan ocupada (como 2h por semana), me regala consejos para la preparación de un evento, la gestión de un equipo de trabajo o me permite a asistir a negociaciones con los proveedores de la Cámara.

Entonces, ¡tengo mucha suerte!